Telefonbuch und VoIP Deutschland - Wie funktioniert das zusammen?Telefonbuch Deutschland auf VoIP-Geräten – Ein Überblick

Ein Telefonbuch ist ein Verzeichnis, in dem alphabetisch sortiert eine Reihe von Namen (z.B. alle Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten eines Unternehmens) aufgelistet werden und jedem Eintrag die entsprechende Telefonnummer zugewiesen wird.

In der Regel verfügt jedes moderne VoIP-Telefon über ein Telefonbuch. Dabei spielt es keine Rolle, ob Tischtelefon oder Funktelefon.

Häufig hat man noch die Möglichkeit zwischen 2 Arten von Telefonbüchern zu unterscheiden. Ein privates Telefonbuch, welches direkt auf dem Gerät gespeichert wird und ein Firmen-Telefonbuch, welches auf der Telefonanlage der Firma gespeichert wird und für alle zugänglich ist.

Funktionen

Anlegen von Kontakten

Kontakte hinzufügen kann man entweder direkt auf dem Telefon oder aber über den Telefonbuch-Server der Firma. Das hängt ein wenig vom Hersteller des Telefons ab.

Der Standard für digitale Telefonbücher nennt sich LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Die meisten Telefone unterstützen nur das Auslesen dieses LDAP-Firmentelefonbuchs. Aber es gibt auch Geräte, wo man neue Einträge über das Telefon hinzufügen kann.

Das schöne an LDAP-Telefonbüchern ist, dass sie nahezu keine Mengenbegrenzung haben. Sie können ihr Ihrer Firma 100 Einträge im Telefonbuch haben, aber auch 4’000.

Bei der VoIP-Cube PBX kann man direkt über das Web-Interface der Telefonanlage neue Telefonbucheinträge zum VoIP-Cube LDAP-Server hinzufügen, welcher automatisch mit jeder VoIP-Cube-Telefonanlage mit ausgeliefert wird.

Importieren von Kontakten vom Mobiltelefon

Einige Telefone, wie z.B. von den Herstellern Yealink und Gigaset haben eine integrierte Bluetooth-Schnittstelle, über welche die Telefone eine Synchronisierung mit dem Telefonbuch des Smartphones zulassen.

Importieren von Kontakten von Google Contacts

Die modernen Versionen der Yealink VoIP-Telefone haben eine Synchronisationsmöglichkeit für Google-Contacts integriert. Eine Liste der unterstützten Telefone finden Sie unter anderem hier: http://forum.yealink.com/forum/showthread.php?tid=3931&pid=64640&mode=threaded

Für weitere VoIP-Telefone haben wir leider keine Google-Contacts-Unterstützung ermitteln können.

Importieren von Kontakten von iOS

Die modernen Versionen der Yealink-Tischtelefone mit Bluetooth-Unterstützung, sowie moderne Gigaset-IP-Telefone mit Bluetooth unterstützen den Import von Kontakten von Android-Telefonen. Gigaset überträgt via eigener App das Telefonbuch von Deutschland und Ausland auf das Telefon.

Importieren von Kontakten von Google Android

Die modernen Versionen der Yealink-Tischtelefone mit Bluetooth-Unterstützung, sowie moderne Gigaset-IP-Telefone mit Bluetooth unterstützen den Import von Kontakten von iOS-Telefonen. Gigaset überträgt via eigener App das Telefonbuch von Deutschland und Ausland auf das Telefon.

CRM Integration

VoIP Call Center - CRMAuch bei CRM-Systemen heisst das Zauberwort „LDAP“. Dies ist einfach DER einheitliche Standard für die Verwaltung von digitalen Telefonbüchern. Unterstützt Ihr CRM-System den Export aller Kontakte über eine LDAP-Schnittstelle, so können Sie diese auch über fast alle modernen VoIP-Telefone auslesen.

Bei der VoIP-Cube Telefonanlage ist es sogar möglich, zentral einen externen LDAP-Server zu definieren. Alle an die Telefonanlage angeschlossenen Telefone nutzen dann automatisch den externen LDAP-Server von z.B. Ihre CRM-System.

Der riesen Vorteil ist, dass Sie von jedem bekannten Kunden automatisch den Namen im Display sehen. Auch wenn der Kunde nicht im öffentlichen Deutschlanden Telefonbuch (z.B. DasTelefonbuch von Deutschland) eingetragen ist oder wenn ein Mitarbeiter von einer Durchwahl aus anruft.

Datenschutz – Wie verberge ich meine Rufnummer innerhalb vom gleichen Büro?

Rufnummern bei internen Anrufen zu unterdrücken ist im Prinzip nicht möglich. Es gehört zu jedem internen Anruf auch eine Rufnummer, welche der Telefonanlage bekannt ist und welche diese automatisch überträgt. Ein wenig anders sieht es bei externen Anrufen aus. Wenn Sie nach aussen telefonieren, können Sie je nach Telefonanlage und VoIP-Provider die Rufnummer unterdrücken lassen.

Rufnummernauflösung bei eingehenden Verbindungen

Zusätzlich zum Firmen-Telefonbuch und zum privaten Telefonbuch auf Ihrem VoIP-Telefon hat die VoIP-Cube-Telefonanlage noch eine ganze spezielle, besonders hilfreiche Funktion. Es wird automatisch jeder eingehende Anruf von extern mit dem Online-Deutschland-Telefonbuch abgeglichen. Ist die Rufnummer bekannt, so wird automatisch auf jedem VoIP-Telefon auch der Anrufername im Display angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob Tischtelefon, Funktelefon oder Softphone.

Verhinderung von Rufnummern-Duplikaten

Die doppelte Vergabe einer Rufnummer kann im Prinzip nicht verhindert werden. Ganz im Gegenteil. Manches Mal ist es sogar gewünscht, dass ein und dieselbe Rufnummer unter verschiedenen Bezeichnungen im Telefonbuch zu finden ist.

Rufnummern-Überarbeitung – Area Codes, Operator Codes, etc.

Das einheitliche Aufbereiten einer Rufnummer findet an zwei Stellen statt: Bei Ihrem VoIP-Provider auf Ihrem Telefonanschluss und auf Ihrer Telefonanlage.

Auf der Telefonanlage ist es aus dem Grund sinnvoll, weil z.B. VoIP-Telefonanschlüsse aus verschiedenen Ländern eingebunden werden können.

So kann es für den Benutzer wünschenswert sein, dass bei einem Anruf auf einem Österreichischen Anschluss immer ein +43 vor die Rufnummer gestellt wird. Auch wenn der Anschluss von einem Österreichischen Provider kommt und es sich aus der Sicht um einen lokalen Anruf handelt.

Es ist also recht kompliziert in Zeiten von VoIP Rufnummern so aufzubereiten, dass sie immer einheitlich und angepasst an den Standort der Telefonanlage angezeigt werden.

„Suchen während Eingabe“-Funktion

Besonders schön am LDAP-Standard ist, dass die Suchergebnisse während der Tastatur-Eingabe immer weiter reduziert werden.

Das macht das Wählen besonders schnell. Wenn Sie z.B. einen Herrn Müller anrufen möchten und es gibt in Ihrem Telefonbuch nur einen Herrn Müller und einen Herrn Münchner, dann wird schon nach der Eingabe von nur zwei Tasten (Mü) 2 Ergebnisse angezeigt. Aus diesen zweien können Sie dann mit der Cursor-Taste Ihren gewünschten Eintrag auswählen.

Es ist nicht notwendig den ganzen Namen „Müller“ einzugeben. Und die Besonderheit bei LDAP ist, dass dies sowohl für Telefonbücher mit 100 Einträgen, als auch für Telefonbücher mit 4’000 Einträgen funktioniert.

Schnellwahl-Funktion

Neben dem Telefonbuch, welches man über eine Suchfunktion öffnet, gibt es noch die so genannten Schnellwahltasten. Diese sind meist rechts neben der Zahlentastatur angeordnet oder aber direkt ins Display integriert. Je nach Telefonmodell kann ich verschieden viele interne und externe Telefonummern auf diese Direktwahltasten legen und kann sie mit einem einzigen Tastendruck anrufen.

Bei internen Teilnehmern zeigt Ihnen die VoIP-Cube Telefonanlage sogar direkt noch den Anrufstatus des Mitarbeiters mit an. So wissen Sie, ob dieser bereits in einem Gespräch besetzt oder ob er frei ist.

Anruf-Favoriten

Eine Favoriten-Liste, wie sie aus Telefonbüchern auf Smartphones wie iPhone und Android bekannt sind, sind bei VoIP-Telefonen nicht üblich. Die zuvor beschriebenen Direktwahltasten ersetzen diese Funktion des schnellen Zugriffs auf die wichtigsten Rufnummern. Zudem mit dem Vorteil der Besetztlampen-Anzeige.

Video Anrufe

Da bei modernen VoIP-Systemen auf Basis des SIP-Standards (Session Initiation Protocol) ein Anruf an eine Rufnummer sowohl ein Sprachanruf, als auch ein Video-Anruf sein kann, kann natürlich auch einheitlich das gleiche Telefonbuch für Video-Anrufe herbeigezogen werden.

Ob der Anruf mit Video-Unterstützung laufen soll, entscheiden Sie jeweils zum Start des Gesprächs. Ob Sie Video-Telefonate durchführen können hängt von zwei Faktoren ab: Ihr Telefon muss eine Kamera integriert haben und Video-Telefonie untersützen (dies kann auch Ihr Smartphone sein) und Ihre Telefonanlage muss Video-Telefonie unterstützen (was die VoIP-Cube PBX tut)

E-Mail

Im LDAP-Verzeichnis können neben Namen und Telefonnummer eine Fülle an zusätzlichen Informationen abgespeichert werden. Es handelt sich also nicht nur um ein einfaches Telefonbuch, sondern z.B. auch um ein Adressbuch mit Post-Adressen und auch mit E-Mail-Adressen.

Das Schöne ist, auch wenn diese Informationen auf Ihrem VoIP-Telefon gar nicht benötigt werden, können sie einheitlich im gleichen Telefonbuch gespeichert werden. Auf dem VoIP-Telefon wird die E-Mail dann z.B. einfach ausgeblendet und man sieht nur den Namen und die Telefonnummer.

Anrufer-Blockierung

Das Blockieren von Anrufern ist sehr abhängig von Ihrer Telefonanlage. Es mag Anbieter geben, welche die Blockierung von Anrufern direkt mit dem Telefonbuch der Telefonanlage verknüpfen. Bei VoIP-Cube ist dies eine einzige Funktion. Dies hat den Grund, dass nicht nur einzelne Rufnummern geblockt werden können, sondern ganze Rufnummernbereiche. Das ist notwendig, wenn es sich um Werbeanrufe aus grossen Callcentern handelt.

Kontakte gruppieren

Grundsätzlich sieht das LDAP-Protokoll eine Option vor, um Kontakte in verschiedenen Gruppen zu verwalten. Allerdings kommen die meisten VoIP-Telefone mit einer LDAP-Struktur, welche Gruppen verwendet, nicht zurecht. Es müssen alle Kontakte in einer einzigen Gruppe organisiert sein, wenn sie im Telefonbuch angezeigt werden sollen.

CallerID-Name (CNAM) überschreiben

Das Überschreiben der CallerID-Namen ist einen SIP-Telefonanlagen-Funktionalität. Eine SIP-Telefonanlage hat jederzeit die Möglichkeit bei einem eingehenden Anruf den angezeigten Namen zu aktualisieren. Kommt ein Anruf von extern rein, so entspricht der CallerID-Name in der Regel auch gleich der externen Rufnummer. Weil noch kein Name bekannt ist. Anschliessend fragt die VoIP-Cube Telefonanlage ein elektronisches Telefonbuch von Deutschland (dasoertliche.de) ab, ob die Rufnummer bekannt ist.

Es bedient sich also der Telefonbuch Deutschland Rückwärtssuche. Ist die Rufnummer bekannt, wird der CallerID-Name überschrieben mit dem Namen aus dem Telefonbuch. Ist diese eingetragen, so findet das System auch eine Handynummer im Telefonbuch Deutschland.

So kann es noch weitere Anwendungsfälle geben zum Umschreiben des CallerID-Name. Z.B. kann jenachdem auf welcher Telefonleitung ein Anruf hereingekommen ist, ein anderer Firmenname als Präfix im Display angezeigt werden. So können sich Ihre Mitarbeiter dann für verschiedene Firmen melden. „Firma X, guten Tag“, „Firma Y, guten Tag“

CallerID-Number (CNID) überschreiben

So wie den CallerID-Name, kann eine SIP-Telefonanlage auch die CallerID-Nummer überschreiben. Dies kommt vor allem dann zum tragen, wenn wie im früheren Kapitel beschrieben, VoIP-Leitungen aus verschiedenen Ländern betrieben werden. Anrufe, welche auf der Österreichischen Leitung eingehen, könnten von der Telefonanlage dann in ihrer CallerID-Nummer so verändert werden, dass immer ein +43 vor der Rufnummer steht.

Virtual Fax und SMS

Fax und SMS kommen eher selten in Verbindung mit dem Firmentelefonbuch. Fax-Geräte sind in der Regel komplett eigenständige Analog-Geräte, welche keinen Zugriff auf das LDAP-Telefonbuch haben.

SMS-Applikationen, welche das bestehende LDAP-Telefonbuch abfragen mag es rein theoretisch geben. Uns ist allerdings keine solche Applikation bekannt. Informieren Sie uns gerne, wenn Sie hier ein gutes Produkt kennen!

Telefonbuch und Anruf-Analyse

Anrufdauer

Rufnummern, welche über das interne LDAP-Telefonbuch oder über das externe Online-Telefonbuch aufgelöst werden konnten, erscheinen so auch in Ihrer Anrufliste auf Ihrem Telefon. Und auch im Telefon-Protokoll auf Ihrer Telefonanlage.

So lässt sich besonders übersichtlich einsehen, wann Sie mit wem und wie lange telefoniert haben.

Anruf-Daten

Zu den Anrufdaten gehört die anrufende Rufnummer, der anrufende Name, die angerufene Rufnummer, der angerufene Name, der Zeitpunkt des Anrufs, die Länge des Anrufs und der Status, ob z.B. besetzt war.

Anruf-History Zeitlog

Zu den Anrufdaten gehört die anrufende Rufnummer, der anrufende Name, die angerufene Rufnummer, der angerufene Name, der Zeitpunkt des Anrufs, die Länge des Anrufs und der Status, ob z.B. besetzt war.

Telefonbuch und E-Mail-Integration

Die E-Mail-Adresse kann jederzeit im LDAP-Verzeichnis zusätzlich zur Telefonnummer hinterlegt werden. Sie hat im Zusammenhang mit der Telefonie einfach keine wirkliche Relevanz. Auch VoIP-Anrufe werden wie in der konventionellen Telefonie über Rufnummern und nicht über E-Mail-Adressen geführt.

Der einzige Vorteil ist, dass Sie ein einheitliches Verzeichnis für sämtliche Kontaktdaten haben. So können Sie auch ganze Adressen von Deutschland und vom Ausland im Telefonbuch ablegen.

Liste von Hardware-Geräten VoIP-Cube PBX Telefonbuch-Integration

VoIP-Cube unterstützt eine sehr breite Palette an VoIP-Telefon-Herstellern. Im einzelnen sind dies aktuell:

  • Snom
  • Mitel
  • Yealink
  • Panasonic
  • Alcatel
  • Spectralink
  • Gigaset

Prinzipiell wird auch für alle unterstützte Geräte das LDAP-Telefonbuch unterstützt, sofern das ausgewählte Hardware-Telefon selbst auch LDAP unterstützt.

Anlegen eines Telefonbuchs

Anlegen eines Telefonbuch-Eintrags inkl. Nummer

Das Anlegen von neuen Telefonbuch-Einträgen ist über 2 Wege möglich. Am einfachsten geht es über die Web-Oberfläche der VoIP-Cube-Telefonanlage. Mit 2 Klicks haben Sie Namen und Telefonnummer eingetragen.

Anlegen eines Telefonbuch-Eintrags mit einer SIP URI

Die so genannte SIP URI sieht aus wie eine E-Mail-Adresse und ist eine Alternative zu den konventionellen Telefonnummern. Ist Ihnen die SIP URI Ihres Gesprächspartners bekannt, so können Sie diesen auf direktem Weg übers Internet anrufen. Komplett gratis und ohne Umweg über Ihren VoIP-Provider.

Diese Art von VoIP-Telefonaten hat sich allerdings nie wirklich durchgesetzt. Bei direkten Anrufen über das Internet, nehmen die Sprachdaten völlig unbekannte Wege und können auch nicht mittels QoS (Quality of Service) priorisiert werden. So kann auch nie eine einheitliche, gute Sprachqualität garantiert werden.

Vor diesem Hintergrund haben wir bei VoIP-Cube komplett darauf verzichtet, die SIP-URI noch als zusätzliches Kontaktfeld im Telefonbuch zur Verfügung zu stellen. Es kommt eigentlich nie zum Einsatz und so halten wir unsere Anwendung schlanker und einfacher.

Einige Online-Telefonbücher

Die 3 bekanntesten Online-Telefonbücher. Sie finden im Telefonbuch Handynummern von Deutschland, wie auch Festnetznummern. Bei https://mein.dasoertliche.de/ haben Sie zusätzlich die Möglichkeit im Telefonbuch Deutschland einen Eintrag anzulegen. Sie können auch im Telefonbuch Deutschland einen Eintrag ändern. Finden Sie in drei Telefonbüchern von Deutschland Rufnummern jeder Vorwahl.

  1. https://www.dastelefonbuch.de
  2. https://www.dasoertliche.de
  3. https://www.11880.com/telefonbuch

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