Wie kann VoIP mein Business verbessern

 

Geringe Kosten pro Anruf

Voice over IP wird in erster Linie und seit Anbeginn mit der Reduktion von Telefonkosten in Verbindung gebracht. Und diese Aussage stimmt ins Besondere für die Verbindungskosten. VoIP-Provider müssen keine Kosten für die so genannte letzte Meile mehr übernehmen. Die Verbindungen werden über die bestehende Internet-Leitung aufgebaut. In der Vergangenheit mussten bei analogen und ISDN-Anschlüssen hohe Kosten für die Kupferleitungen zwischen der Vermittlungsstelle und Ihrem Haus übernommen werden. Da diese Kosten jetzt wegfallen, können die Verbindungen zu viel geringeren Kosten angeboten werden.

Der Wegfall der letzten Meile lässt die Einstiegshürden für neue VoIP-Provider allgemein drastisch sinken. Es müssen keine komplizierten Partnerschaften mehr mit den grossen Telefongesellschaften geschlossen werden, welche die Kupferleitung auf der letzten Meile bereitstellen. Dadurch, dass es mehr VoIP-Anbieter auf dem Markt gibt, welche ihre Telefonanschlüsse über das Internet anbieten können, steigt der Wettbewerb und es sinken die Preise für den Endkunden.

Ein weiterer Punkt fällt bei den Verbindungskosten ins Gewicht. Internationale Verbindungen werden ebenfalls wesentlich günstiger. Dies hat den Hintergrund, dass VoIP-Provider heute eine viel grössere Auswahl an Verbindungen in die verschiedenen Länder haben. Es können direkte Partnerschaften mit anderen Telefongesellschaften im jeweiligen Land aufgenommen werden. Verbindungen können auch hier über das Internet geroutet werden bis ins Zielland. Diese grosse Auswahl macht internationale Anrufe massiv günstiger.

 

Service-Mobilität und erhöhte Flexibilität

Dank IP-Telefonie können Sie Ihren Telefonanschluss nutzen, wo immer Sie sind. Besonders im Geschäftsumfeld bringt dieser Umstand revolutionäre Möglichkeiten. Sie können Ihr Telefon nicht mehr nur im Büro am Schreibtisch nutzen, sondern auch unterwegs auf Ihrem Smartphone über eine App. Sie telefonieren dabei über genau die gleiche Rufnummer, wie im Büro.

Nicht nur das Smartphone können Sie als Erweiterung Ihres Arbeitsplatzes nutzen. Sie können auch Ihren Home-Office-Arbeitsplatz in die VoIP-Telefonanlage des Unternehmens integrieren. Nutzen Sie Ihren Telefonanschluss wo immer Sie sich auch gerade befinden. Ihre Kunden werden keinen Unterschied feststellen, ob Sie im Büro sind oder unterwegs. Und das Beste: Es fallen dadurch keine zusätzlichen Verbindungsgebühren an.

 

Verbesserte Produktivität

 

VoIP-Lösungen lassen sich besonders einfach um die sogenannte CTI-Funktionalität (Computer Telephony Integration) erweitern. Dabei handelt es sich um eine Zusatzsoftware auf Ihrem Computer, mit welcher Sie einfach gesagt Ihr IP Telefon steuern können. Diese CTI-Lösungen bringen einen enormen Schub, was die Produktivität angeht und machen nebenbei auch noch Spass in der Bedienung.

Mit einer VoIP-Software stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um die Produktivität zu erhöhen:

 

  • Click-to-Dial: Wählen Sie Rufnummern einfach durch einen Mausklick in Ihrem Adressbuch oder aber auch auf Rufnummern, welche auf einer Homepage angezeigt werden. Genauso können Sie Kontakte in Ihrer CRM-Software einfach per Mausklick anwählen.
  • Eingehende Anrufe: Lassen Sie sich zu eingehenden Rufnummern direkt den Namen anzeigen. Oder noch viel komfortabler: Lassen Sie die CTI-Applikation automatisch die entsprechende Kunden-Kartei in Ihrer CRM-Software öffnen.
  • Anrufe managen: Leiten Sie Anrufe an Ihre Kollegen weiter oder starten Sie eine Telefonkonferenz. Ebenfalls ganz einfach mit wenigen Mausklicks.
  • Busy-Lamp-Field: Sehen Sie in Ihrer CTI-Anwendung den aktuellen Anruf-Status Ihrer Kollegen. Prüfen Sie, ob diese gerade besetzt sind oder ob Sie einen Anruf weiterleiten können.
  • Unified Communications: Eine Erweiterung von einfacher CTI-Software, welche es zusätzlich ermöglich über Chat und Videotelefonie mit anderen Mitarbeitern zu interagieren.

Die so genannte One-Number-Funktionalität verbessert Ihre Produktivität ebenfalls. Wie der Name schon sagt, haben Sie nur noch eine Rufnummer. Egal ob Sie im Büro, im Home-Office oder unterwegs sind. Ihre Kollegen wählen immer die gleiche Rufnummer, um Sie zu erreichen. Kein langwieriges ausprobieren von verschiedenen Rufnummern mehr. Ganz nebenbei müssen Sie Ihre Mobil-Rufnummer nicht mehr jedem preisgeben. Auch bei ausgehenden Anrufen vom Smartphone wird Ihre Büronummer signalisiert.

Einen weiteren Produktivitäts-Gewinn bringt der moderne VoIP-Anrufbeantworter – die so genannte Voicemail. Sie erhalten neue Nachrichten ganz bequem als Sound-Datei per E-Mail zugesendet. Sie können diese bequem per Mausklick abhören. Kein kompliziertes Einwählen mehr für eine Anrufbeantworter-Fernabfrage.

 

Einfache Installation, Wartung und Problemlösung

Ein weiterer enormer Vorteil der VoIP-Telefonie ist die Einfachheit und Effizienz was Installation, Wartung und Problemlösung angeht.

Bei der Installation können Sie jede moderne VoIP-Lösung bequem und benutzerfreundlich über ein Web-Interface vorkonfigurieren. Am eigentlichen Tag der Installation müssen nur noch die neuen Telefone im Büro aufgestellt und ans Netzwerk angeschlossen werden bzw. die Softphone-Software auf den Computern in Betrieb genommen werden. Der ganze Ablauf wird unglaublich schnell, wenn man es mit traditionellen Telefonanlagen vergleicht, welche aufwändig verkabelt werden mussten und die Konfiguration konnte nur ein hoch ausgebildeter Techniker mit einem speziellen Laptop vornehmen.

Die Wartung und Problemlösung werden ebenfalls wahnsinnig beschleunigt. Ein Techniker muss nicht mehr vor Ort zum Kunden gehen mit langen Anfahrtswegen und hohen Kosten. Er kann innerhalb von Sekunden über das Internet auf Ihr System zugreifen und die bestehenden Probleme lösen oder Optimierungen durchführen. Er kann sogar Fehlermeldungen jedes einzelnen Telefons abrufen und so direkt und effizient helfen.

 

Vielseitige Funktionen

 

Was ist Asterisk - Funktionen

Traditionelle Telefonanlagen waren wahnsinnig kostenintensiv, wenn es um den Ausbau um spezielle Funktionen ging. Das fing schon beim einfachen Anrufbeantworter an. Dafür mussten entweder zusätzliche elektronische Steckkarten ins System integriert werden oder es waren teure Zusatzlizenzen notwendig.

Moderne VoIP-Anlagen gestalten sich etwas anders. In der Regel haben sie grosse Callcenter Funktionalitäten wie IVR-Sprachmenüs (Drücken Sie die 1 für…) oder Warteschlangen bereits im Grundumfang integriert. Wenn nicht, sind die Zusatzkosten für die Aktivierung dieser Funktionen meist überschaubar. Es sind komplexeste Funktionen neu ausschliesslich in Software gegossen und das macht diese Funktionen plötzlich auch für kleinste Unternehmen erschwinglich.

Werfen Sie einen Blick auf den Funktions-Umfang der VoIP-One PBX, um einen Eindruck zu bekommen, was heute alles möglich ist. Achten Sie auf die verfügbaren Funktionen, wenn Sie versuchen einen neuen VoIP-Partner zu finden.

 

Einfache Telefon-Konferenzen

Dreierkonferenzen mit 3-5 Teilnehmern können Sie ganz einfach über einen Tastendruck auf Ihrem SIP-Telefon bzw. durch einen Mausklick in Ihrem Softphone starten. Ausserdem bieten moderne VoIP-Telefonanlagen grosse virtuelle Konferenzräume an. Sie geben Ihren Teilnehmern einfach die vom System zugewiesene Einwahlnummer und einen PIN-Code und schon können Sie mit dutzenden Teilnehmern eine Telefon-Konferenz durchführen.

Es ist nicht mehr notwendig, teure externe Konferenz-Systeme in Anspruch zu nehmen.

 

Effiziente Kunden-Interaktion

Durch die bereits früher angesprochene Integration einer CTI-Software, welche Ihr VoIP-Telefon mit Ihrer CRM-Kundenverwaltung koppelt, erhalten Sie bei jedem Anruf alle wichtigen Information zu dem aktuellen Kunden. Sie sehen, wann wer zuletzt Kontakt mit ihm hatte und sämtliche Details der Kunden-History. Dies sorgt für einen professionellen Auftritt gegenüber dem Kunden und verbessert Ihre Produktivität enorm.

 

Sehr zuverlässig

 

VoIP Business verbessern - Zuverlässigkeit

VoIP-Systeme sind heute sehr zuverlässig und sie bieten spezielle Zusatzfunktionen, welche mit traditionellen Telefonanschlüssen nicht möglich waren. So können VoIP-Provider wie VoIP-One aktiv den Zustand Ihres Telefonanschlusses überwachen. Sie merken automatisch, wenn Ihr Anschluss z.B. aufgrund eines Internet-Unterbruchs vorübergehend nicht erreichbar ist. Für diesen Fall kann z.B. eine Handy-Nr. als Notfallkontakt hinterlegt werden. Alle eingehenden Anrufe während des Unterbruchs werden dann automatisch auf dieses Handy umgeleitet.

Wenn es auf traditionellen Anschlüssen zu einem Unterbruch kam, weil z.B. bei Bauarbeiten ein ISDN-Kabel beschädigt wurde oder ähnliches, so waren Kunden oft tagelang telefonisch nicht mehr erreichbar.

 

Weltweiter Zugang

Die unter „Service Mobilität“ erwähnten Vorteile der flexiblen Nutzung Ihres Telefonanschlusses im Home-Office und unterwegs gelten nicht nur im Inland. Sie können Ihr Telefon weltweit mitnehmen und auch auf Reisen Ihre Erreichbarkeit sicherstellen.

Ein weiteres tolles Feature kommt hinzu. Mit VoIP-Anschlüssen ist es möglich, internationale Rufnummern zu beziehen. Das bedeutet sie können aus sehr vielen Ländern der Welt lokale Rufnummern beziehen und ihren Kunden in den jeweiligen Ländern zur Verfügung stellen. So sind Sie auf internationalen Märkten lokal erreichbar, was die Akzeptanz und das Vertrauen bei internationalen Kunden extrem erhöht.

Sie müssen keine teuren Verbindungsgebühren für diese internationalen Rufnummern tragen. Über die Rufnummern werden internationale Anrufe über das Internet bis zu ihrem Telefon geleitet. Komplett gratis.

 

Bessere Nutzung Ihrer Bandbreite

Moderne VoIP-Verbindungen können über so genannte Codecs speziell komprimiert werden. Gleichzeitig kann die Sprachqualität erhöht werden bei der Verwendung so genannter HD-Codecs. Diese Optionen führen dazu, dass Sie viel mehr parallele Anrufe über eine Internet-Verbindung führen können, als dies mit der analogen Telefonie der Fall war.

Kommt noch hinzu, dass traditionelle Telefonanschlüsse die Anzahl paralleler Anrufe stark begrenzt haben. Bei einem Standard-Anschluss waren gerade mal 2 Anrufe gleichzeitig möglich. Grosse Anschlüsse mit 30 parallelen Anrufen oder mehr kosteten jeden Monat ein Vermögen. Mit modernen VoIP-Anschlüssen können Sie je nach Internet-Bandbreite nahezu unbegrenzt viele Anrufe führen.

 

Netzwerk Flexibilität

VoIP-Leitungen werden über das bestehende Computer-Netzwerk genutzt. Sie brauchen keine zwei separaten Kupferverkabelungen für Telefon und Computer-Netz mehr, was enorme Kosten spart. Stattdessen können Sie ihre VoIP-Telefone überall nutzen, wo es einen Netzwerk-Anschluss hat. Sie können über zusätzliche Switches auch Kaskaden aufbauen und ihr Netz kostengünstig erweitern. Es muss dabei lediglich darauf geachtet werden, dass die so genannte QoS-Konfiguration zur Sprachpriorisierung korrekt durchgeführt wurde. Diese ist dafür zuständig, dass Sprachdaten immer in höchster Qualität über Ihr Netzwerk gehen und nicht durch z.B. die Übertragung eines grossen Videos im gleichen Netz gestört werden.

 

Fax over IP

 

VoIP Fax Machine with document

Es sollte mittlerweile eigentlich kein Thema mehr sein, sollte man meinen, aber dennoch gibt es nach wie vor vereinzelte Szenarien und Umgebungen, in denen noch immer Faxgeräte genutzt werden. Dies kann z.B. im rechtlichen Umfeld der Fall sein. Ein Fax ist rechtlich gesehen ähnlich verbindlich, wie ein eingeschriebener Brief. E-Mails haben diesen Status bis heute nicht, da sie ohne grösseren Aufwand nicht fälschungssicher sind.

Auf jeden Fall bietet ein zeitgemässes VoIP-System auch für Faxgeräte eine Lösung. Zum einen mit Fax-to-Mail-Lösungen, wo Sie Faxe per E-Mail empfangen und senden können. Zum Anderen mit Analog-Wandlern. Das sind kleine Boxen, welche auf der einen Seite an Ihr Netzwerk angeschlossen werden und auf der anderen Seite einen anlogen Telefonanschluss für Ihr Hardware-Fax bieten.

Internet Telefonie ist normalerweise sehr schlecht für die Übertragung von Faxnachrichten geeignet. Das hat damit zu tun, dass das Faxprotokoll keinerlei Unterbrechungen erlaubt. Auch nicht im Millisekundenbereich. Um dieses Problem zu lösen, wurde das spezielle T.38 Protokoll entwickelt. Falls Sie noch auf Faxnachrichten angewiesen sind, achten Sie bei der Auswahl Ihres VoIP-Providers darauf, dass dieser T.38 unterstützt. Bei VoIP-One ist dies der Fall.

 

Skalierbarkeit

Bei einem konventionellen Telefonsystem mussten Sie sich auf eine bestimmte Anzahl Telefone festlegen. Sie konnten beispielsweise 20 Telefone an Ihr System anschliessen. Ist Ihr Unternehmen aber gewachsen und sie brauchten plötzlich 25 Telefone, so musste sie die ganze Telefonanlage rausschmeissen und ein neues System kaufen. Mit etwas „Glück“ durften Sie zusätzlich auch noch alle Telefonapparate mit austauschen, weil diese mit dem grösseren System nicht mehr kompatibel waren.

Dies hat sich mit der VoIP-Technologie grundlegend geändert. Sie können so viele Telefone an Ihr System anschliessen, wie sie wollen. Sie können mit 3 Telefonen starten und auch auf 50 Mitarbeiter wachsen, ohne ihr VoIP-System wechseln zu müssen. Auch die Telefonapparate bieten einen einheitlichen Standard (SIP) und sind mit VoIP-Telefonanlagen der unterschiedlichsten Hersteller kompatibel.

 

Einfache Integration mit anderen Business-Anwendungen

Wie bereits zuvor erwähnt, lassen sich über eine CTI-Applikation (Computer Telephony Integration) und die sogenannte TAPI-Schnittstelle unter Windows besonders einfach ein VoIP-Telefonsystem mit verschiedenen Anwendungen koppeln. Zeigen Sie bei eingehenden Anrufen direkt die Kundenkartei des Anrufers an und vieles weiteres mehr.

 

Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen

Mittlerweile dürfte kaum noch jemand auf die Idee kommen, ein konventionelles Telefonsystem anzuschaffen. Aber auch bei der Auswahl Ihres VoIP-Systems sollten Sie einige Punkte beachten…

 

  • Passt das angebotene Preismodell zu mir und meinem Unternehmen?
  • Bietet das VoIP-System alle Features, die ich benötige?
  • Unterstützt das System eine grosse Fülle von Hardware-Telefonen, damit ich frei wählen kann?
  • Ist die Konfigurationsoberfläche benutzerfreundlich, damit ich kleine Anpassungen auch einmal selbst durchführen kann, ohne teuren Techniker?
  • Stehen im Ernstfall kompetente Techniker schnell zur Verfügung?

Bereit für Ihre neue Telefonielösung?

Lassen Sie uns wissen, wie wir Sie bei Ihrem Projekt unterstützen können.

 

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