Wie VoIP Ihre Verkäufe befeuertWege, um VoIP als Verkaufs-Booster zu nutzen

Mit der VoIP Telefonie können Sie nicht einfach nur telefonieren. Es bietet Ihnen mit verschiedenen Techniken die Möglichkeit Ihre Verkäufe zu befeuern. Welche Möglichkeiten sich Ihnen genau bieten, beleuchten wir in diesem Blog-Post.

ACD Anrufverteilung, um Agenten gleichmässig auszulasten

Mittels ACD (Automatic Call Distribution) können Sie Anrufer der richtigen Fachperson zuordnen und Sie können das Anrufvolumen gleichmässig und fair auf alle Mitarbeiter aufteilen. So erhöhen Sie gleichzeitig die Qualität für Ihre Anrufer und optimieren die interne Auslastung.

Intelligentes Anrufrouting

Sie können die unterschiedlichsten Regeln konfigurieren, um z.B. Anrufer zu Randzeiten auf ein externes Callcenter umzuleiten, wenn nicht genug interne Agenten verfügbar sind oder bei hohem Anrufvolumen eine Warteschlange zu nutzen, in der die Anrufer Wartemusik hören, bis der nächste Mitarbeiter frei ist.

Flexible Fachkräfte

Da Sie nicht mehr ortsgebunden sind, können Sie zahlreiche Mitarbeiter im Home-Office oder via Mobile einbinden. So können Sie ein professionelles Callcenter bereitstellen, ohne viele Mitarbeiter und mit einer Verteilung z.B. auf Teilzeit-Mitarbeiter.

Lokale Fachkräfte

Sie können Anrufer z.B. je nach Wohnort des Anrufers einem anderen Mitarbeiter zuordnen, um von lokalen Ortskenntnissen bei der Beratung zu profitieren. Sie können auch je nach Sprache des Anrufers einen anderen Mitarbeiter auswählen. All diese Massnahmen erhöhen die Qualität Ihrer Beratung und optimieren so Ihre Verkaufschancen.

Aussergewöhnlichen Kunden-Service anbieten

Aussergewöhnlicher KundenserviceErhöhte Erreichbarkeit

Erhöhen Sie Ihre Erreichbarkeit, indem Sie z.B. auch Mitarbeiter im Home-Office in Ihr Telefonsystem einbinden.

Eine weitere Möglichkeit, die Erreichbarkeit zu erhöhen ist, einen externen Telefonservice in ihr internes Telefonsystem zu integrieren. So können externe Mitarbeiter Ihre Telefonate entgegennehmen z.B. zu Randzeiten oder Stosszeiten, wenn ihre eigenen Kapazitäten nicht genügen, um alle eingehenden Anrufer zu bedienen.

Lokale Rufnummern

Bieten Sie Ihren Kunden lokale Rufnummern an. Besonders interessant ist dies z.B. für Ihr Auslands-Geschäft. Dank einem VoIP-Anschluss können Sie in den meisten Ländern der Welt lokale VoIP-Rufnummern bestellen und auf ihr internes Telefonsystem umleiten. Für Ihre Kunden im Ausland fallen geringere Gebühren an und die Akzeptanz ist höher, wenn diese Kunden Sie über eine lokale Rufnummer erreichen können.

Möglichkeiten, die VoIP für Ihren Kunden-Support bietet

Günstig und leicht zu installieren

Der Einstieg in die VoIP-Welt ist sehr einfach, da die Technologie günstig ist und Ihnen hilft Kosten zu sparen. Ausserdem gestaltet sich die Installation als einfach und schnell.

Intelligente Anrufverteilung (Call Hunting)

Definieren Sie intelligente Regeln, nach denen eingehende Anrufe auf Ihre Mitarbeiter verteilt werden. So kann beispielsweise automatisch der Mitarbeiter angerufen werden, der aktuell am längsten Pause hatte.

Rufgruppen zur Reduktion der Arbeitsbelastung

Anstatt jede Telefonnummer an nur einen Mitarbeiter zuzuweisen können Sie bei VoIP-Telefonanlagen so genannte Rufgruppen anlegen, bei denen mehrere Mitarbeiter für eine Rufnummer zuständig sind. So können Sie die Arbeitslast innerhalb Ihres Unternehmens viel besser verteilen.

Volle Kontrolle bei verteilten Standorten

Dank der Umstellung auf VoIP können Sie alle Arbeitsplätze auch bei verteilten Standorten und Home-Offices in Ihr Telefonsystem einbinden, als wären sie alle an einem einzigen Standort. So erhöhen Sie Ihre Erreichbarkeit und können flexibler zusammenarbeiten.

Mehr Einfluss auf Ihre Anrufe

Dank intelligenter Steuerungsmechanismen können Sie mit einem VoIP-Anbieter viel mehr Einfluss nehmen auf eingehende Anrufe. Sie können beispielsweise je nach Uhrzeit die Anrufer auf verschiedene Ziele verteilen. Sie können mit Sprachmenüs (IVR) eine Vorauswahl treffen und Anrufer direkt an das richtige Ziel durchstellen.

Kunden beeindrucken mit Grosskunden-Features

Grosskunden FeaturesEin weiterer entscheidender Vorteil beim Einsatz einer modernen virtuellen Telefonanlage ist, dass Sie von modernen und professionellen Funktionen profitieren können, die in der Vergangenheit nur Grosskunden zur Verfügung standen. Da VoIP-Systeme heute auf reiner Software basieren, können umfangreiche Funktionen auch kleinen Kunden angeboten werden.

Wartemusik

Lassen Sie Ihre Kunden nicht weiter bei einem langweiligen Freizeichen auf den nächsten freien Mitarbeiter warten. Spielen Sie individuelle Wartemusik ab, welche zu Ihrem Unternehmen passt. Spielen Sie ausserdem zusätzliche Informationen via Sprachnachricht ein, wie z.B. Ihre Öffnungszeiten oder alternative Kontaktmöglichkeiten.

Sprachmenüs (IVR)

Begrüssen Sie Ihre Anrufer mit einem professionellen Sprachmenü (Drücken Sie die 1 für…). Leiten Sie Anrufer so besonders effizient an die richtige Stelle weiter und verkürzen Sie die Wartezeit für Ihre Anrufer.

Warteschlangen

Mit Warteschlangen haben Sie umfangreiche Möglichkeiten, um Anrufer auf Ihre Mitarbeiter zu verteilen. Es gibt bei Warteschlangen das so genannte Skill-Based-Routing, mit welchem nur Mitarbeiter in den Anruf einbezogen werden, welche auch die entsprechenden Fähigkeiten für die Beantwortung mitbringen. So könnte z.B. nach Sprachen aufgesplittet werden. Zudem hören Ihre Anrufer während der Wartezeit Wartemusik, sie können mit zusätzlichen Informationen begrüsst werden und sie können eine Ansage erhalten, wie lange die voraussichtliche Wartezeit beträgt.

Verkäufe vervielfachen

Dank eines modernen VoIP-Systems erhalten Sie aufschlussreiche Statistiken über Ihr Anrufverhalten. Sie können sehen, wieviel % Ihrer Anrufer Sie auch wirklich bedient haben, Sie können sehen, wie lange Anrufer durchschnittlich auf die Beantwortung ihres Anrufs warten mussten. All diese Daten können Sie analysieren und kontinuierlich verbessern, um Ihre Verkäufe zu vervielfachen.

Verpasste Chancen reduzieren

Was passiert, wenn ein Verkaufsagent einen Anruf gerade nicht entgegennehmen kann? Der Anrufer legt vermutlich auf und orientiert sich bei seiner Verkaufsentscheidung um, ruft vermutlich einen Mitbewerber an. Mit der IP Telefonie können Sie verpasste Anrufe drastisch reduzieren, indem Sie Anrufe z.B. auf mehrere Mitarbeiter aufteilen und zusätzlich für Ausnahmesituationen einen externen Telefonservice einbinden, damit auch wirklich jeder Anruf beantwortet wird.

Markt-Expansion mit lokaler Präsenz

Expansion mit lokaler PräsenzIm Gegensatz zu traditionellen Telefonsystemen, welche nur eine lokale Rufnummer an ihrem physischen Standort z.B. im Schweizer Festnetz betreiben konnten, können Sie dank VoIP ganz einfach in entfernte Märkte expandieren und von Ihrem Telefon Anbieter Rufnummern erhalten, selbst aus den entferntesten Ländern.

Ihren entfernten Kunden signalisieren Sie mit einer lokalen Rufnummer im jeweiligen Land, dass Sie vor Ort tätig sind.

Service-Reaktionszeiten verkürzen für eine höhere Kundenzufriedenheit

Indem Sie Anrufer über Warteschlangen an die Support-Agenten verteilen, können Sie die Wartezeiten für ihre Kunden extrem verkürzen, weil Anrufe nur noch bei den jeweils zuständigen Mitarbeitern auflaufen. Eine weitere Möglichkeit zur Verkürzung der Reaktionszeit ist die Einbindung eines Sprachmenüs (IVR). Auch dies ermöglicht die Zuteilung zum jeweils best geeignetsten Mitarbeiter.

Ihren VoIP-Telefonservice hochskalieren​

VoIP-Lösungen auf Basis vom SIP-Protokoll sind unschlagbar, was ihre Flexibilität angeht. So kann man mit z.B. 3 IP Telefonen beginnen und das System auf z.B. 300 VoIP Telefone hochskalieren. Je nachdem, wie gross Ihr Team gerade ist. Wächst Ihr Supportaufkommen, können Sie jederzeit neue Mitarbeiter und neue Telefone hinzufügen. Ohne dass Ihre Kunden negativ davon betroffen wären. Ganz im Gegenteil. Ihre Kunden erhalten so eine gleichbleibende Support-Qualität, auch bei wachsendem Kundenstamm.

Kündigen Sie Feiertags-Verkäufe und Promos an

Machen Sie Ihre Anrufer über Sprachansagen während der Wartezeit auf besonders aktuelle Angebote aufmerksam und befeuern Sie damit Ihre Verkäufe zusätzlich.

Zeichnen Sie Anrufe auf

Der neue Call Recorder von VoIP-Cube

Moderne Voice-over-IP-Systeme ermöglichen es, Anrufe aufzuzeichnen oder auch live bei laufenden Anrufen mitzuhören. So kann ein Team-Leiter die Gesprächsqualität seiner Agenten beurteilen und laufend durch Ratschläge verbessern. So verbessern Sie stetig die Qualität Ihrer Anrufe und damit letztendlich auch Ihre Verkaufschancen.

Konsolidieren Sie die Zusammenarbeit im Team

Viele Unternehmen handhaben eingehende Anrufe wie folgt: Alle eingehenden Anrufe klingeln auf allen Telefonen. Je nach Absprache und Einsatzbereitschaft des jeweiligen Mitarbeiters, wird der Anruf beantwortet. Alle Mitarbeiter werden von ihrer Arbeit abgelenkt.

Ein modernes VoIP-System kann eingehende Anrufe nach verschiedenen Strategien auf alle Mitarbeiter verteilen. So kann z.B. reih um ein Mitarbeiter nach dem anderen angerufen werden. Oder es klingelt nur bei dem Mitarbeiter, der am längsten keinen Anruf mehr beantwortet hat. So werden alle Mitarbeiter mit einbezogen, die Arbeit wird fair auf alle verteilt und es werden nicht mehr alle Mitarbeiter abgelenkt, wenn ein Anruf eingeht.

Messen Sie Ihre Verkaufsperformance mit einfachem Reporting und Qualitäts-Kennzahlen

Das Reporting eines modernen VoIP-Systems ermöglicht es Ihnen, wichtige Kennzahlen zu Ihren Anrufen auf einen Blick zu sehen. So sehen Sie, wie viel % der Anrufe verloren gegangen sind, wie schnell geantwortet wurde, wie lange die Anrufdauer durchschnittlich war usw.

Sie können diese Daten mit Ihren Verkaufszahlen koppeln und so z.B. sehen, ob sich eine schnelle Antwortzeit auch auf die Anzahl Ihrer Verkäufe ausgewirkt hat. Dementsprechend könnten Sie dann Ihr Verkaufsteam ausbauen, sobald dies lohnenswert erscheint.

Bereit für Ihre neue Telefonielösung?

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